Politique Protection des données | Codeca.be : Pierre E. CORNIL – Yves DEMANET

Préambule

Le cabinet Pierre E. CORNIL – Yves DEMANET – Cécile CARMON, Avocats & Associés (ASSPJ CORNIL DEMANET CARMON, inscrit à la B.C.E. sous le numéro BE0542.608.892, dont le siège social est sis à 6110 Montigny-le-Tilleul, Rue de Gozée, 137), accorde une grande importance à la protection adéquate des données qu’il traite.

En effet, dans le cadre de son fonctionnement, le cabinet et ses avocats collectent et traitent certaines données en qualité de responsable du traitement au sens de la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée et au sens du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Le cabinet protège ces données à caractère personnel contre tout risque de perte, de fuites, d’erreurs, d’inaccessibilité, de consultation illicite et contre tout traitement non conforme à la réglementation, aux directives et aux normes.

Afin de s’assurer du respect des normes en vigueur et de la mise en place de mesures de sécurité, tant physiques qu’informatiques et logiques, le cabinet a désigné un délégué interne à la protection des données, Maître Jonathan DANIEL.

En cas de difficulté quant à l’utilisation de vos données, il est possible de contacter notre délégué à la protection des données interne, Maître Jonathan DANIEL, en écrivant à j.daniel@codeca.be ou au siège social du cabinet, ou par téléphone au 071/59.16.70.

Données traitées par le cabinet

Données des clients et des parties intervenantes dans un dossier

Après l’ouverture d’un dossier auprès de notre cabinet, des données personnelles, tant du client, de l’adversaire que des parties intervenantes au dossier (famille, confrères, assurances, banques, huissiers, notaires, conseils techniques, experts, …) seront recueillies en vue de l’exécution des prestations sollicitées par le client, dans le cadre d’un contrat.

Dans le cadre des dossiers, des données peuvent également être reçues de ces différents intervenants.

Ces données peuvent être de plusieurs catégories :

Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national)
Données relatives à la composition du ménage ;
Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
Données financières, bancaires et fiscales (comptes bancaires, solvabilité, allocations, conventions, revenus, dettes, assurances)
Données relatives au dossier, pouvant être des données de catégories particulières en fonction du type de dossier (données médicales, sexuelles, judiciaires, relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou aux enfants, aux opinions politiques et syndicales, aux convictions philosophiques ou religieuses)

Les données récoltées dépendront du type de prestation sollicitée du cabinet. Ces données personnelles seront stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux du cabinet.

Ces données seront traitées de manière confidentielle conformément aux dispositions légales par le personnel, le comptable externe et les avocats du cabinet chargés de la gestion du dossier, ces personnes n’ayant accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction. Lors de la réutilisation du travail déjà presté dans le cadre d’un dossier pour un autre dossier, un avocat pourrait également avoir accès à certaines données. Le cas échant, le délégué à la protection des données pourrait y avoir accès dans le cadre de l’exécution de sa mission.

Actuellement, les avocats travaillant au sein de ce cabinet sont :

Maître Pierre Emmanuel CORNIL, associé, inscrit à la B.C.E. sous le numéro 0850.980.109
Maître Yves DEMANET, associé, inscrit à la B.C.E. sous le numéro 0816.461.371
Maître Cécile CARMON, associée, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0816.460.975
Maître Céline POTY, collaboratrice, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0840.063.847
Maître Jonathan DANIEL, collaborateur et délégué à la protection des données, inscrit à la B.C.E. sous le numéro 0561.887.346
Maître Marie LECOMTE, collaboratrice, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0681.565.154

Ces données ainsi collectées sont uniquement traitées dans les finalités suivantes :

Pour les contacts dans le cadre du dossier et la gestion de la clientèle
Pour la vérification d’éventuels conflits d’intérêts
Pour la gestion du dossier
Pour votre défense, la gestion de votre contentieux et pour l’exécution du mandat ad litem
Pour la réalisation de médiation
Pour la fourniture de services juridiques
Pour la gestion des comptes et la facturation
Pour le recouvrement des créances dues au cabinet et l’éventuel contentieux pouvant découler de nos prestations
Pour la gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées
Pour le respect de nos obligations légales

Sauf avec votre accord écrit et expresse ou dans le cadre des obligations qui nous incombent en vertu de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces, ces données ne seront jamais transmises à un tiers, à l’exception :

des avocats, des huissiers, des médiateurs, des arbitres, des conseils techniques, des notaires, des assureurs, des banques, des comptables, des experts, des tribunaux, ou toute autre instance ou tout autre intervenant participant au dossier, pour la gestion du dossier et pour la fourniture de services juridiques ;
du cabinet d’avocat et de l’huissier chargés du recouvrement des honoraires du cabinet ou en cas de litige ;
des administrations fédérales, tant fiscales que sociales, pour le respect de nos obligations légales ;
du comptable pour la facturation et le respect de nos obligations légales ;
du Bureau d’aide juridique, dans le cadre des dossiers d’aide juridique, pour le respect de nos obligations légales ;
des instances ordinales, dans le cadre de nos obligations légales et déontologiques.

Ces données seront conservées 10 ans après la clôture de notre intervention, afin de respecter les obligations qui nous incombent dans le cadre de la loi du 18 septembre 2017, sauf dans l’hypothèse d’une procédure en recouvrement de nos honoraires ou d’un litige. Dans cette dernière hypothèse, vos données seront conservées 10 ans après la clôture du dossier de recouvrement ou du litige.

Données des visiteurs du site internet

La consultation de notre site www.codeca.be n’entraîne aucune collecte de données, sous réserve des informations transmises volontairement en adressant des courriers électroniques aux adresses reprises sur le site internet.

Nous rappelons que le secret des correspondances transmises par le réseau Internet n’est pas garanti. Les courriers électroniques sont conservés sur support informatique, le temps nécessaire pour que le cabinet puisse les traiter et seront supprimés (sauf si ces courriers électroniques se rapportent à un dossier ou à un autre traitement) après un délai maximum d’un mois.

Certaines informations peuvent également être enregistrées par le biais des cookies. Ces cookies permettent une utilisation plus agréable et nous permettent de protéger notre site et d’avoir des statistiques de visite. Les informations obtenues par ce biais sont anonymes et ne nous permettent pas d’identifier le visiteur. Ces fichiers sont supprimables à tout moment et le blocage de ceux-ci peut être réalisé par l’intermédiaire de votre navigateur.

Données recueillies par les caméras

Le cabinet étant muni de caméras de surveillance, les visiteurs du cabinet et les employés seront filmés et des données relatives à leur localisation et leur image seront récoltées. Les visiteurs sont avertis de la présence de ces caméras par les pictogrammes présents au sein des locaux. Ces caméras sont installées uniquement dans un but de sécurisation des locaux. Les images récoltées sont accessibles uniquement par les associés du cabinet et par l’entreprise de sécurité, la société AUGEN, dont le siège social est sis à Parc Scientifique Créalys, Rue Phocas Lejeune 24, 5032 Isnes, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0423.145.969. Celles-ci ne seront jamais transmises à un tiers sauf dans l’hypothèse d’une enquête policière.

Ces données sont stockées sur un serveur indépendant présent dans le cabinet et les données sont effacées tous les 7 jours.

Données du personnel et des candidats

Dans le cadre de la gestion de son recrutement, de son personnel, de ses salaires et de sa comptabilité, le cabinet traite des données à caractère personnel des membres de son personnel.

Ces données sont de plusieurs catégories :

Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national)
Données relatives à la composition du ménage ;
Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
Données relatives aux qualifications professionnelles (parcours professionnel, compétences, langues, domaines de spécialisation, diplômes et titres académiques ou professionnels)
Données financières, bancaires et fiscales
Le cas échéant, des données de catégories particulières, tels que les données médicales

Ces données sont stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux du cabinet.

Celles-ci sont traitées de manière confidentielle par les associés et certaines d’entre elles sont transmises au secrétariat social et au comptable, dans le cadre de leurs prestations. Ces destinataires n’auront accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction. Le délégué à la protection des données pourrait y avoir accès dans le cadre de l’exécution de sa mission.

Ces données seront conservées pendant 7 ans après la clôture des relations professionnelles, sauf dans l’hypothèse d’un contentieux. Dans cette dernière hypothèse, vos données seront conservées 10 ans après la clôture du litige.

Lors de la réception d’une candidature, les données reçues seront traitées dans la mesure nécessaire à la gestion de ladite candidature. Si une candidature n’était pas retenue, celle-ci et les données y relatives seront supprimées dans un délai de 2 mois après le terme du recrutement ou 2 mois après la réception en cas de candidature spontanée.

Données traitées dans le cadre des mandats

Dans le cadre des mandats, des données personnelles, tant de l’administré que du failli, que des parties intervenantes dans ce mandat (famille, confrères, assurances, banques, huissiers, notaires, conseils techniques, experts, …) seront recueillies de ces personnes en vue de l’exécution des prestations réalisées en raison de nos obligations légales.

Ces données peuvent être de plusieurs catégories :

Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national)
Données relatives à la composition du ménage ;
Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
Données financières, bancaires et fiscales (comptes bancaires, solvabilité, allocations, conventions, revenus, dettes, assurances)
Données nécessaires à l’exercice du mandat, pouvant être des données de catégories particulières (données médicales, sexuelles, judiciaires, relatives aux condamnations pénales et aux infractions ou aux enfants, aux opinions politiques et syndicales, aux convictions philosophiques ou religieuses)

Les données récoltées dépendront du mandat et de la mission confiée. Ces données personnelles seront stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux du cabinet.

Ces données seront traitées de manière confidentielle conformément aux dispositions légales par le personnel, le comptable externe et les avocats du cabinet chargés de la gestion du dossier, ces personnes n’ayant accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction. Lors de la réutilisation du travail déjà presté, un avocat pourrait également avoir accès à certaines données. Le cas échant, le délégué à la protection des données pourrait y avoir accès dans le cadre de l’exécution de sa mission.

Actuellement, les avocats travaillant au sein de ce cabinet sont :

Maître Pierre Emmanuel CORNIL, associé, inscrit à la B.C.E. sous le numéro 0850.980.109
Maître Yves DEMANET, associé, inscrit à la B.C.E. sous le numéro 0816.461.371
Maître Cécile CARMON, associée, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0816.460.975
Maître Céline POTY, collaboratrice, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0840.063.847
Maître Jonathan DANIEL, collaborateur et délégué à la protection des données, inscrit à la B.C.E. sous le numéro 0561.887.346
Maître Marie LECOMTE, collaboratrice, inscrite à la B.C.E. sous le numéro 0681.565.154

Ces données ainsi collectées sont uniquement traitées dans les finalités suivantes :

Pour les contacts dans le cadre du mandat
Pour la vérification d’éventuels conflits d’intérêts
Pour la gestion administrative et la réalisation de paiements
Pour l’exécution du mandat ad litem
Pour la fourniture de services juridiques
Pour la gestion des comptes et la facturation
Pour la conclusion de contrats
Pour le recouvrement des créances dues au cabinet et l’éventuel contentieux pouvant découler de nos prestations
Pour la gestion des demandes relatives aux droits des personnes concernées
Pour le respect de nos obligations légales

des avocats, des huissiers, des médiateurs, des arbitres, des conseils techniques, des notaires, des assureurs, des banques, des comptables, des experts, des tribunaux, ou toute autre instance ou tout autre intervenant participant au dossier, pour la gestion du dossier et pour la fourniture de services juridiques ;
du cabinet d’avocat et de l’huissier chargés du recouvrement des honoraires du cabinet ou en cas de litige ;
des administrations fédérales, tant fiscales que sociales, pour le respect de nos obligations légales ;
du comptable pour la facturation et le respect de nos obligations légales ;
du Bureau d’aide juridique, le cas échéant, pour le respect de nos obligations légales ;
des instances ordinales, dans le cadre de nos obligations légales et déontologiques.

Ces données seront conservées 10 ans après la clôture de notre intervention, sauf dans l’hypothèse d’une procédure en recouvrement de nos honoraires ou d’un litige. Dans cette dernière hypothèse, vos données seront conservées 10 ans après la clôture du dossier de recouvrement ou du litige.

Données des collaborateurs, des fournisseurs, des éditeurs, des coauteurs et de tout autre sous-traitant

Dans le cadre de l’exécution des conventions avec les collaborateurs, les fournisseurs, les éditeurs, les coauteurs ou avec tout autre sous-traitant, le cabinet récolte et traite des données en vue de l’exécution de la convention.

Ces données sont de différentes catégories :

Données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national, numéro de TVA)
Données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;
Données bancaires et financières ;
Données relatives aux activités professionnelles et aux services prestés ;

Ces données personnelles seront stockées tant dans des fichiers informatiques que dans des dossiers papiers, au sein des locaux du cabinet.

Ces données seront traitées de manière confidentielle conformément aux dispositions légales par le personnel, le comptable externe et les associés, ces personnes n’ayant accès qu’aux données nécessaires à l’exercice de leur fonction.

Ces données ainsi collectées sont uniquement traitées dans les finalités suivantes :

Pour l’administration des relations contractuelles
Pour l’administration des paiements
Pour la prospection des sous-traitants

Ces données ne seront jamais transmises à un tiers, à l’exception :

des administrations fédérales, tant fiscales que sociales, pour le respect de nos obligations légales ;
du comptable pour la facturation et le respect de nos obligations légales ;

Ces données seront conservées 10 ans à compter de la rupture des relations, sauf dans l’hypothèse d’un litige. Dans cette dernière hypothèse, vos données seront conservées 10 ans après la clôture du litige.

Données des membres des instances ordinales

Afin de pouvoir exercer notre profession et respecter notre déontologie, le cabinet traitera des données des membres des instances ordinales :

Des données relatives à l’identification de la personne (l’état civil, le nom, le prénom, l’année de naissance, la profession, le numéro de registre national, numéro de TVA)
Des données de contact (le numéro de téléphone, le numéro de fax, l’adresse mail, le lieu de résidence ou le domicile) ;

Ces données sont traitées pour les finalités suivantes :

Pour la communication avec Avocats.be et le barreau
Pour le respect des obligations déontologiques

Ces données ne seront jamais transmises à un tiers.

Ces données seront conservées 5 ans à compter de l’arrêt des activités.

Données traitées dans le cadre de la gestion informatique et de la destruction des dossiers

Lors de la maintenance ou d’une réparation du matériel informatique, il est possible que des données puissent être consultées ou copiées de manière éphémère.

Cette consultation ou cette copie sont nécessaires au fonctionnement du cabinet et à la préservation des données. Si une copie devait être réalisée, celle-ci sera supprimée immédiatement après la maintenance ou la réparation.

Lors de la destruction des dossiers, il est possible que des données puissent être consultées de manière éphémère par la société mandatée pour ce faire. La société qui est mandatée est soumise à une convention comprenant une obligation de confidentialité.

Droits des personnes concernées

Le Règlement général sur la protection des données accorde, à partir du 25 mai 2018, plusieurs droits aux personnes concernées :

Le droit d’accès aux données et d’obtenir une copie de celles-ci
Le droit à la rectification des données
Le droit d’effacement de ces données ou « droit à l’oubli »
Le droit à la limitation du traitement
Le droit à la portabilité des données
Le droit d’opposition au traitement de vos données pour motifs légitimes

Le client du cabinet, les administrés, les faillis, les membres du personnel, les candidats, les sous-traitants (y compris, leurs employés) et les membres des instances ordinales, qui justifieraient de leur identité, disposent d’un droit d’accès et de rectification sur les données les concernant. Toute demande doit être adressée par écrit ou en se présentant en personne au cabinet.

Ils disposent également du droit d’obtenir une copie gratuite (y compris sous format électronique) de ces données à caractère personnel. Des frais administratifs pourraient être exigés pour toute copie volumineuse sur format papier. Ils ont également droit à la portabilité de leurs données et à la limitation du traitement.

Si ceux-ci n’obtiennent pas de réponse dans un délai de 30 jours, la demande doit être considérée comme ayant été rejetée. Compte tenu de nos obligations légales et/ou de la nécessité de ces données dans le cadre de procédure en justice, le droit d’effacement ou « droit à l’oubli » ne pourra pas être accordé. En tout état de cause, toute demande excessive ou infondée pourra être refusée.

Pour les autres personnes concernées, compte tenu de notre obligation au secret professionnel, des obligations légales, de la nécessité des données dans le cadre de procédure en justice et des atteintes aux droits et libertés de nos clients, aucun droit ne sera accordé. Si les personnes en question souhaitent faire valoir l’un de ces droits, celles-ci doivent s’adresser à l’Autorité de Protection des données (anciennement la Commission de la Protection de la Vie Privée).

Tout différend relatif à l’exercice de ces droits est tranché par le Tribunal de Première Instance.

Plainte

En cas de difficulté ou d’interrogation dans le cadre des traitements réalisés par le cabinet, le délégué à la protection des données peut vous apporter les renseignements nécessaires. L’Autorité de protection des données, dont les bureaux sont sis à 1000 Bruxelles, Rue de la Presse, 35, téléphone 02/274.48.00, email commission@privacycommission.be, est, quant à elle, compétente pour recevoir vos plaintes.